Co-creatie van Performance management

Het afgelopen jaar hebben Marieke Zuidema, Director People Development & Leadership bij VodafoneZiggo en Sanna Visser, partner bij Unplugged, een geheel nieuw performance management voor VodafoneZiggo ontworpen. Dit nieuwe performance management, genaamd GROW, is sinds begin 2021 live.

- Marieke
"Bij VodafoneZiggo hebben we een sterke purpose: Plezier en vooruitgang met elke verbinding. Dat is ook het motto voor onze HR strategie. Relevant zijn en blijven, dat vind ik persoonlijk een hele belangrijke pijler. Wij zijn ervoor om te zorgen dat alle medewerkers in het bedrijf relevant blijven voor zichzelf én de organisatie, gedurende hun hele loopbaan."

- Sanna
"De digitale transformatie en purpose van VodafoneZiggo is volgens mij echt goed door vertaald in een passende People Strategie. Ik zie dat deze gericht is op groei, ontwikkeling en wellbeing. Maar ook, en dat is best lastig, gericht op autonomie. Jullie proberen echt meer regie en eigenaarschap bij medewerkers zelf te beleggen."

- Marieke
"De echte traditionele manier van beoordelen is er een van terugkijken. En vaak maar één of twee keer per jaar, waar pas in de laatste 5 minuten van het gesprek ruimte is om te praten over wat iemand eigenlijk nodig heeft. Kortom, terugkijken in plaats van vooruitkijken.Wat je eigenlijk wil doen is continu in gesprek blijven. Pas dan kun je vooruitkijken, bijsturen en ontwikkelen. Dat past niet in maar één beoordelingsgesprek aan het eind van het jaar. Wij werken nu met een kwartaalcadans en dat is best even wennen maar ik heb concretere gesprekken dan ik ooit gehad heb!"

- Sanna
"Leuk om te horen dat die kwartaalgesprekken zo goed gaan! In het verlengde daarvan zie ik nog een ander belangrijk verschil met de traditionele manier van beoordelen. Voorheen beoordeelde een manager met een score. Dat is verschoven naar een dialoog. Nu kijkt de medewerker ook naar zichzelf en vraagt regelmatig feedback via een simpele online tool. Dan heb je een heel ander gesprek."

- Marieke
"Het grappige is dat beoordelen er eigenlijk helemaal uit is gehaald. Doelen stellen en ontwikkeling staan nu centraal. Zowel op medewerker- als op teamniveau. Zo weet je welke bijdrage je levert. Naast de harde KPI’s gaat het nu ook om wat je nodig hebt om dat te behalen en welke ontwikkeling en welk gedrag daarbij hoort."

Hebben jullie performance management opnieuw uitgevonden?

- Marieke
"Wellicht. Het gaat in ieder geval niet meer om wat goed of fout is, maar om het continu in gesprek blijven. Bij GROW draait het om de vraag: Waar is winst te behalen en wat kunnen we verbeteren? Ook hebben we belonen anders vormgegeven. We belonen nog steeds goede performance, maar dat doen we niet meer op basis van een jaarlijkse score."

- Sanna
"Natuurlijk is belonen belangrijk, maar het kan slimmer. Zeker als je een performance management wil wat daadwerkelijk gericht is op groei en ontwikkeling van medewerkers. Dan moet je een mate van vrijheid creëren waarin mensen in open dialoog kunnen gaan, zonder direct te denken aan beoordeling en beloning."

- Marieke
"Vanaf het begin dat we informatie gingen ophalen, merkten we hoeveel mensen een mening hadden en hoezeer die meningen uiteenliepen. We dachten hé, dat is interessant. Ik was toen net in gesprek met Sanna. Zij zei: Als er zo’n grote groep is die daar wat van vindt, waarom ga je dan niet samen met die mensen het probleem definiëren en het daarna oplossen? We kwamen erachter dat we het samen met onze medewerkers wilden gaan ontwikkelen. Een van de basisprincipes van design thinking."

Is dat bevallen?

- Marieke
"Het is heel goed bevallen. Terwijl het voor ons ook heel spannend was, omdat we het proces de kans moesten geven. Maar uiteindelijk hebben we met het design thinking proces het probleem zo duidelijk gedefinieerd, dat alle fasen daarna veel makkelijker waren."

- Sanna
"Ik bekijk het zo: als je performance management zou zien als een dienst die waarde moet leveren aan je mensen, dan is het eigenlijk een service. En waarom zouden mensen zich aan moeten passen aan de service? We hebben de rollen omgedraaid door samen met medewerkers te ontwerpen. Dat is een principe van design thinking. Hierdoor hebben we een hele grote, complexe vraag tot een goed einde gebracht. Dat vind ik er heel mooi aan."

- Sanna
"Kort gezegd, het oplossen van problemen zoals ontwerpers dat doen. De uitgebreide uitleg is dat het een iteratieve en creatieve manier is om tot oplossingen te komen. Via een helder proces. Design thinking is the way to go als het succes van een oplossing uiteindelijk bepaald wordt door de ervaring van mensen."

- Marieke
"Ik hoop dat er een continue leercultuur ontstaat. Een cultuur waarin feedback geven en ontvangen normaal is. Daar is een beoordelingscyclus ook niet meer nodig. Het zou mooi zijn als de cultuur het proces overstijgt."

- Sanna
"Er zitten wat haken en ogen aan, maar ik denk dat het mogelijk is om mensen te beoordelen op de toekomstige waarde die ze gaan leveren voor een bedrijf. Daarmee stimuleer je een cultuur waarin mensen moeten groeien. Belonen en beoordelen, dat hebben we bij VodafoneZiggo ontkoppelt. Een fundamentele keuze, waarvan ik verwacht dat het in de toekomst veel meer gaat gebeuren. Net als andere creatieve vormen van belonen. Ik geloof heel erg in employee ownership, ook voor Unplugged, mijn eigen bureau. Dat is bij ons ook echt en niet alleen een mooie term. Wij geven onze medewerkers ownership in de vorm van aandelen. Dat zorgt voor een nieuwe relatie tussen de werkgever en werknemer."

-Marieke
"Ik heb één ding heel duidelijk geleerd. Durf te innoveren. Durf de uitkomst los te laten. Het proces is de uitkomst, punt. Eerst definiëren met elkaar welk probleem je wil oplossen. Als je dat hebt, dan ga je aan de slag. En dat levert je een oplossing op die door de klant of medewerker gedragen wordt. Performance managementsysteem betreft iedere medewerker in de organisatie. Zo’n proces moet je juist durven ontwikkelen samen met hen die het aangaat.

- Sanna
"Ga ontwerpen met de mensen die de oplossing gaan gebruiken. Dit voelt toch zo logisch. Als je het omdraait – het is echt raar dat we het zo vaak niet op deze manier doen."

Marieke aan Sanna:
"Hoe was het voor jullie om dit samen met HR te doen?"
‍
- Sanna
"Ik geloof echt dat het voor HR heel belangrijk is om te innoveren. Dit is de tijd! Je moet elkaar wel begrijpen om zo’n proces samen te starten. Wij moeten de HR-experts meenemen in hoe wij naar de wereld kijken, net als dat wij moeten begrijpen in welke context en belevingswereld HR opereert. Dat is ook een learning voor ons. Als je dat aan het begin van het project goed doet dan komen er echt mooie dingen uit!"

- Marieke
"HR is een vakgebied wat niet altijd vooraan staat in het innoveren en nieuwe dingen doen, we zijn best wel ouderwets. Van Unplugged heb ik geleerd hoe je dat op een goede manier kan doen, innoveren. Daar was ik naar opzoek."